Depois de 38 anos de criação, o Governo de Mato Grosso do Sul iniciou em 2015 o processo de organização da massa documental do Estado. A meta, estabelecida no início do ano, de reduzir em 20% as espécies documentais arquivadas nos depósitos da administração seguindo a Tabela de Temporalidade de Documentos foi cumprida com êxito pela Superintendência de Gestão Documental, departamento vinculado a Secretaria de Administração e Desburocratização (SAD).
Além de eliminar 47% da massa documental acumulada, economizando cerca de R$ 3,5 milhões, valor que seria pago a uma empresa terceirizada para executar o serviço, que está conduzido em sua totalidade por servidores estaduais, a Superintendência de Gestão Documental promoveu a capacitação de 520 servidores.
Com a aplicação dos prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), o Estado eliminou 14.397 caixas, que corresponde a 14 milhões de folhas de arquivo. O trabalho de análise e posteriormente eliminação está sendo realizado pelos servidores da Superintendência de Gestão Documental, em conjunto com os órgãos e entidades. Para aplicação da Tabela é feito um levantamento de toda documentação produzida pelo Estado, e em seguida as comissões definem os prazos de arquivamento ou eliminação desses documentos.
Também foram analisadas 28 mil caixas de arquivo de empresas desestatizadas pela administração pública, a exemplo Empaer, Agrosul, e Previsul, e que estão sob custódia da SAD. Neste caso houve eliminação de quatro mil caixas, uma média de quatro milhões de folhas de arquivo.
O processo está sendo executado por servidores do Estado, permitindo uma economia de R$ 3,5 milhões aos cofres públicos, valor que seria pago a uma empresa terceirizada para execução do projeto.
Capacitação
Para a aplicação correta da Tabela de Temporalidade de Documentos nos órgãos e entidades da Capital e do Interior do Estado, a equipe da Superintendência de Gestão Documental realizou diversos cursos de capacitação. No total, 520 servidores receberam o treinamento da correta utilização de instrumentos da gestão documental, plano de classificação e tabelas de temporalidade.
